1. Introduzione

Il Gruppo HLM (Holmusic) intende operare secondo un insieme di principi etici e di condotta che assicurino la funzione sociale che ogni impresa deve avere e che sostengano una reputazione irreprensibile. Chiarire, comunicare, rispettare e aggiornare questi principi è parte essenziale del nostro modo di lavorare.

Il presente Codice Etico raccoglie i nostri impegni verso le persone che compongono HLM, verso i nostri clienti, verso i nostri fornitori e partner commerciali, e verso la sostenibilità a lungo termine della società e dell’ambiente in cui operiamo.

HLM mantiene una politica di tolleranza zero verso la violazione di questi principi e verso qualsiasi comportamento non etico, sia all’interno dell’azienda sia nel suo ambito di influenza.

2. Oggetto, ambito di applicazione e validità

Il presente Codice si applica a tutte le società del Gruppo HLM, tra cui HOL MUSIC DRAL, S.L. e HOL MUSIC ITALY, S.R.L., nonché a qualsiasi filiale presente o futura del gruppo.

Tutte le persone dell’organizzazione, i suoi organi di governo e le entità esterne che collaborano con noi si impegnano a conoscere e rispettare queste norme di condotta nell’esercizio della loro attività professionale con HLM.

Questi valori e politiche emanano dal Consiglio e dall’Alta Direzione, dai quali ci si attende il massimo livello di esempio e impegno. HLM manterrà il Codice aggiornato e a disposizione di qualsiasi persona interna o esterna, pubblicandolo sui propri siti, sulla intranet e sul portale del dipendente.

3. Pilastri e valori

Il Codice stabilisce standard minimi vincolanti per tutti i nostri collaboratori interni ed esterni, in qualsiasi situazione e paese. Ogni persona, fornitore o cliente può andare oltre con proprie azioni o politiche coerenti con questi principi.

Il Codice si ispira a tre pilastri:

  • La protezione dei Diritti Umani riconosciuti a livello internazionale.
  • Il rispetto della legge nazionale e internazionale, tenendo sempre conto della sua finalità.
  • I valori che ispirano la visione e la missione di HLM.

Nelle situazioni non espressamente previste che richiedano una decisione, ci si attende che tale decisione sia ispirata ai principi e ai valori dell’azienda.

4. I nostri impegni di condotta

4.1. Verso il nostro team

Tutte le persone dei nostri team, dipendenti e collaboratori esterni, si impegnano a sostenere e rispettare i seguenti principi:

  • Garantire pari opportunità e un trattamento non discriminatorio per motivi di origine, razza, colore, genere, religione, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere, opinione politica, appartenenza sindacale o qualsiasi altra condizione, promuovendo la diversità e l’inclusione.
  • Rispettare le persone nella loro dignità, integrità e vita personale, senza ammettere alcuna forma di intimidazione, offesa, abuso di potere o molestia.
  • Favorire un dialogo attivo e la partecipazione delle nostre persone in tutto ciò che migliori le relazioni quotidiane.
  • Lavorare in squadra, sostenendo gli altri e privilegiando il successo collettivo.
  • Fornire la formazione necessaria per lo sviluppo professionale delle persone.
  • Garantire un ambiente di lavoro sicuro e sano, tutelando la sicurezza e la salute dei team.
  • Facilitare la conciliazione della vita professionale con quella personale.
  • Riconoscere i risultati delle persone in base a criteri di merito.
  • Utilizzare le risorse dell’azienda in modo responsabile, avendo cura degli attivi e delle informazioni.

HLM dispone di un Piano per la Parità e di un protocollo di prevenzione e intervento contro le molestie sessuali e le molestie per motivi di sesso, e assume l’impegno per la parità retributiva tra donne e uomini.

4.2. Verso i nostri clienti

Coloro che sono in contatto con i nostri clienti si impegnano a:

  • Sviluppare relazioni a lungo termine basate sulla fiducia, il rispetto reciproco, la trasparenza e la riservatezza.
  • Perseguire l’eccellenza, offrendo il miglior servizio possibile e proposte chiare e precise.
  • Fornire una consulenza onesta, professionale e trasparente, con informazioni veritiere e basate su criteri tecnici.
  • Rispettare i concorrenti, evitando di criticare, diffamare o denigrare la concorrenza.
  • Curare la qualità, la diversità, l’innovazione e il valore dei prodotti e servizi che offriamo.
  • Risolvere le divergenze privilegiando il dialogo e rinunciare a qualsiasi mezzo illegale, corrotto o non etico per acquisire clienti o prestare servizi.

4.3. Verso i nostri fornitori e partner commerciali

La qualità di ciò che offriamo dipende in gran parte dai nostri fornitori, per cui la loro selezione deve essere trasparente e meticolosa. HLM promuove tra i suoi fornitori e subappaltatori gli stessi criteri di etica, integrità e qualità che applica alle sue persone e ai suoi clienti. Data la sua natura di distributore, HLM lavora con numerosi fornitori; si adopererà affinché i suoi accordi di distribuzione e fornitura incorporino il presente Codice o le sue implicazioni, e si attende dai suoi fornitori il rispetto dei seguenti principi:

  • Promuovere il rispetto dei Diritti Umani lungo tutta la catena del valore, comprese le loro subappaltatrici.
  • Rispettare rigorosamente la normativa e la legislazione applicabili.
  • Trattare in modo riservato e responsabile le informazioni che ricevono da HLM.
  • Fornire prodotti e servizi conformi alle specifiche, segnalando tempestivamente qualsiasi problema rilevato.
  • Garantire pari opportunità e rifiutare qualsiasi pratica discriminatoria.
  • Proteggere le proprie persone da qualsiasi forma di molestia o abuso e tutelarne la sicurezza e la salute.
  • Rispettare i Diritti Fondamentali dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro: senza lavoro minorile né lavoro forzato, con salari e orari conformi alla legge, libertà di associazione e contrattazione collettiva e condizioni di lavoro sicure.
  • Rispettare l’ambiente, adempiendo almeno alla legislazione applicabile in ciascun paese.
  • Rinunciare a qualsiasi attività illegale o corrotta, in particolare quella volta a influenzare in modo non trasparente le decisioni di HLM.

L’equità e l’imparzialità devono guidare il rapporto con i fornitori, nel quadro di un’etica irreprensibile e del rispetto delle regole di concorrenza.

4.4. Integrità negli affari

HLM compete e opera con integrità. Tutte le persone dell’organizzazione si impegnano a:

  • Prevenzione della corruzione e della concussione: non offrire né accettare pagamenti, regali o vantaggi che possano influenzare indebitamente una decisione, conformemente alla Politica di Onestà e Indipendenza (Allegato I).
  • Regali e ospitalità: accettare o offrire solo cortesie ragionevoli, usuali nella pratica commerciale e sempre trasparenti, entro i limiti dell’Allegato I.
  • Conflitti di interesse: evitare situazioni in cui l’interesse personale possa interferire con quello di HLM e comunicarle quando si presentano.
  • Concorrenza leale: rispettare la normativa sulla concorrenza, senza accordi o pratiche che la limitino.
  • Prevenzione del riciclaggio: rifiutare qualsiasi operazione di origine o finalità sospette e rispettare la normativa applicabile.
  • Veridicità delle informazioni: riflettere le operazioni in modo completo, esatto e tempestivo nei registri e nelle informazioni finanziarie dell’azienda.

4.5. Protezione delle informazioni e degli attivi

Le informazioni e gli attivi di HLM e di terzi meritano una protezione particolare. Ci impegniamo a:

  • Riservatezza: proteggere le informazioni riservate di HLM, dei clienti e dei fornitori e utilizzarle solo per gli scopi autorizzati.
  • Protezione dei dati personali: trattare i dati personali conformemente alla normativa applicabile e alla Politica sulla Privacy di HLM.
  • Proprietà intellettuale e industriale: rispettare i diritti propri e di terzi su marchi, contenuti e software.
  • Uso responsabile dei sistemi e degli attivi: utilizzare le risorse, le attrezzature e i sistemi dell’azienda con diligenza e per fini professionali.
  • Social media e comunicazione: agire con responsabilità nella comunicazione pubblica e sui social media, senza compromettere l’immagine o le informazioni di HLM.

4.6. Verso la sostenibilità e l’ambiente

HLM si sente responsabile di contribuire alla sostenibilità a lungo termine della società e del pianeta, non solo rispettando l’ambiente ma con politiche attive per migliorarlo.

Con la società e le sue istituzioni

  • Contribuire allo sviluppo economico e al benessere della società in cui operiamo, con attenzione ai gruppi a rischio di esclusione.
  • Partecipare al mercato rispettando la legislazione sulla concorrenza e privilegiando il dialogo in caso di conflitto.
  • Fornire informazioni veritiere e trasparenti sulle prestazioni economiche, sociali e ambientali del Gruppo.

Con la musica e la nostra comunità

  • Vendere prodotti di qualità che svolgano la funzione attesa.
  • Favorire l’accesso alla musica e sostenere la comunità di musicisti, professionisti e appassionati.
  • Promuovere un ascolto responsabile e la protezione della salute uditiva, informando sull’uso corretto delle attrezzature.

Con l’ambiente

  • Rispettare la normativa ambientale vigente e promuovere il rispetto dell’ambiente nei nostri team e nelle nostre strutture.
  • Ridurre l’impatto diretto della nostra attività (rifiuti, emissioni, consumo di energia, acqua e imballaggi) e minimizzare l’uso di materie prime.
  • Favorire la raccolta differenziata e il riciclo e ridurre l’impatto indiretto della nostra attività.

5. Governance del Codice

HLM sviluppa, comunica e attua le politiche e le procedure necessarie per applicare il presente Codice. Il rispetto è obbligatorio e si deve sempre agire in modo etico e lecito.

Il Comitato di Etica e Compliance vigila sulla diffusione e sul rispetto del Codice, risolve le questioni interpretative e supervisiona il Sistema Interno di Segnalazione. La violazione del Codice può dar luogo alle misure disciplinari previste e, nel caso di terzi, alla cessazione del rapporto.

Data la sua rilevanza, la Politica di Onestà e Indipendenza (Allegato I) fa parte del presente documento.

6. Sistema Interno di Segnalazione (Canale di Whistleblowing)

HLM dispone di un Sistema Interno di Segnalazione che consente di comunicare, in modo riservato, qualsiasi condotta contraria alla legge, al presente Codice o alla normativa interna, conformemente alla Legge spagnola 2/2023 e alla Direttiva (UE) 2019/1937.

Qualsiasi persona, interna o esterna, può segnalare i fatti tramite l’indirizzo [email protected]. Il Sistema consente segnalazioni identificate e anche anonime e garantisce in ogni caso la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte.

HLM garantisce l’assenza di ritorsioni contro chi segnala in buona fede. Le segnalazioni effettuate consapevolmente con informazioni false sono escluse da questa protezione.

Il Responsabile del Sistema accuserà ricevuta della segnalazione entro sette giorni di calendario e ne gestirà l’indagine entro un massimo di tre mesi, prorogabili in modo giustificato. Il Responsabile esaminerà ciascun caso e, se opportuno, lo sottoporrà al Comitato di Etica e Compliance, che deciderà le misure da adottare.

ALLEGATO I. Politica di Onestà e Indipendenza

Per evitare conflitti di interesse, il team di HLM rispetterà tutte le norme di prevenzione della corruzione e della concussione. È vietato offrire o accettare regali o pagamenti volti a influenzare una decisione relativa al Gruppo HLM. Come regola generale:

  • Non si accetterà alcuna remunerazione, regalo o dono da clienti, fornitori o terzi che incida o possa incidere sullo svolgimento responsabile delle funzioni professionali.
  • Non si offrirà alcuna remunerazione, regalo o dono a clienti, fornitori o terzi con lo stesso effetto.

Ogni regalo ricevuto da una persona di HLM il cui valore stimato superi i 150 € dovrà essere comunicato al proprio responsabile diretto e alla Direzione Risorse Umane. In tal caso, la Direzione Risorse Umane potrà gestire il regalo destinandolo a iniziative interne di miglioramento del clima lavorativo.

Si considerano abituali gli inviti a pranzi legati a un evento aziendale e gli omaggi promozionali non richiesti (penne, calendari e simili) con il logo di un fornitore. Qualsiasi viaggio, pasto o omaggio al di fuori dei programmi promozionali dell’azienda richiederà l’autorizzazione preventiva della Direzione Generale e il rispetto della legge.

I pagamenti e gli incassi in contanti rispetteranno in ogni caso i limiti stabiliti dalla legislazione vigente. Nelle operazioni in cui una delle parti agisce come impresa o professionista, la legge non consente pagamenti in contanti pari o superiori a 1.000 €. Nelle operazioni con privati, qualsiasi pagamento in contanti superiore a 2.500 € potrà essere effettuato solo previa comunicazione alla Direzione competente.